Adjoint·e administratif·ve / Administrative Assistant

• Assistance dans les tâches de facturation.
• Envoi de factures aux clients.
• Rédaction d’écrans éthiques.
• Préparation de rapports de dépenses
• Traitement des factures dans Chrome River Invoice.
• Aide à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès.
• Remplacement à la réception pendant les pauses et les congés.
• Gestion et transferts des appels entrants à la réception; transfert des courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle.
• Accueil des clients, des officiers de justice et autres visiteurs qui se présentent à la réception de notre cabinet et répondre à leurs questions.
• Organisation de documents électroniques dans iManage.
• Préparation et envoi de documents au moyen du logiciel Box.
• Assistance aux services de reprographie.
• Réservation de sténographes officiels.
• Toutes autres tâches connexes, au besoin.

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Au moins 3 années d’expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels.
• Bilinguisme (français et anglais) essentiel, à l’oral comme à l’écrit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des États-Unis et d’ailleurs dans le monde, ce qui nécessite un usage fonctionnel de l’anglais.
• Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook.
• Grande rigueur et souci du détail dans l’exécution des tâches.
• Intérêt pour le travail avec les chiffres, les tableurs, la facturation et les tâches administratives liées à la facturation.
• Compétences éprouvées en matière d’organisation et de gestion des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés.
• Capacité à se concentrer et à travailler dans un environnement dynamique.
• Aptitude à communiquer et à interagir de manière professionnelle avec tous les membres du personnel de Clyde & Cie.
• Sens de l’autonomie et excellent esprit d’équipe.
• Respect de la confidentialité.
• Excellente aisance dans un environnement informatisé (avec divers logiciels) et bonne capacité à apprendre de nouveaux outils technologiques.

• Assisting with billing tasks related to a major client of the firm.
• Sending bills to the clients.
• Drafting ethical screens.
• Preparing expense reports.
• Processing invoices through Chrome River Invoice.
• Helping with document management and preparation for examinations and trial.
• Replacing at reception during breaks and time off.
• Answering and transferring calls while at reception; redirecting e-mails effectively in a courteous & professional manner.
• Greeting clients, judicial officers, and other visitors who come to our office’s reception area and respond to any inquiries they may have.
• Filing electronic documents in iManage.
• Preparing and sending documents via Box software.
• Assisting with reprographics services.
• Booking official stenographers.
• Performing other related duties when needed.

• Diploma in secretarial studies, office technology or other combination of equivalent training and experience.
• A minimum of 3 years of relevant experience in the legal sector or in another professional services environment.
• Bilingualism, French and English, verbally and in writing, at a functional level.
• Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Excel, Word and Outlook.
• Great rigor and attention to detail in the execution of tasks.
• Interest for working with numbers, spreadsheets, billing and invoicing tasks.
• Strong organizational and prioritization skills.
• Ability to manage various tasks simultaneously and meet tight deadlines.
• Ability to focus attention and work in a dynamic environment.
• Communicating and interacting in a professional way with all Clyde & Co staff members.
• A sense of autonomy and an excellent team spirit.
• Respect for confidentiality.
• Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools.

Clyde & Co