Services Support Associate
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- Montreal, QC
- $45,000-52,500 per year
- Permanent
- Full-time
- Superviser la collecte des feuilles de temps, obtenir les approbations des gestionnaires et assurer la communication avec les partenaires internes et les consultants.
- Examiner et vérifier la paie et les dépenses afin d’en assurer l’exactitude.
- Résoudre les problèmes liés à la paie et à la facturation, y compris les ajustements, les demandes de chèques et les écarts de facturation.
- Assurer l’entrée exacte et en temps opportun des débuts, fins et modifications d’affectation de travail dans PeopleSoft.
- Agir à titre de personne‑ressource principale pour toutes les questions et la formation liées aux avantages sociaux, notamment l’assurance médicale, l’accumulation des congés, le régime d’épargne‑retraite (REER) et les politiques de remboursement des frais de scolarité.
- Effectuer les processus de départ (offboarding) conformément aux politiques de l’entreprise, en partenariat avec les Ressources humaines.
- Mettre à jour avec exactitude les renseignements des employés dans PeopleSoft.
- Exécuter les changements de personnel, les promotions et les cessations d’emploi en collaborant avec les partenaires appropriés et en mettant à jour les systèmes requis.
- Maintenir des relations solides avec les collègues, les consultants et leurs gestionnaires afin de soutenir les objectifs organisationnels et favoriser la collaboration.
- Baccalauréat en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe (atout).
- Minimum de deux (2) ans d’expérience professionnelle en service aux employés et/ou à la clientèle.
- Capacité démontrée à identifier des problématiques avec une information limitée et à consulter les ressources internes appropriées afin de les résoudre.
- Excellentes compétences en priorisation, gestion du temps et résolution de problèmes.
- Excellentes aptitudes en communication et initiative pour assurer des suivis rapides et efficaces.
- Expérience souhaitée dans le soutien d’équipes à distance et d’employés virtuels répartis dans plusieurs provinces.
- Capacité à offrir un service à la clientèle de grande qualité aux employés internes tout en faisant preuve de calme et de professionnalisme dans diverses situations.
- Capacité démontrée à prendre en charge ses responsabilités afin de résoudre efficacement les questions et problématiques, en livrant des résultats et des réponses dans les délais attendus.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office requise.
- Oversee timecard collection, secure manager approvals, and facilitate communication with internal partners and consultants.
- Review and verify payroll and expenses for accuracy.
- Resolve payroll and invoicing issues including adjustments, check requests, and invoice discrepancies.
- Ensure the accurate and timely entry of work assignment starts, finishes, and updates in PeopleSoft.
- Act as the primary contact for all employee benefits inquiries and education, including medical, time-off accruals, 401K, and tuition reimbursement policies.
- Conduct offboarding in accordance with company policy and in partnership with Human Resources.
- Update employee information accurately in PeopleSoft.
- Execute personnel changes, promotions, and terminations by communicating with appropriate partners and update systems as required.
- Maintain relationships with colleagues, consultants and their corresponding managers to support organizational goals and promote collaboration.
- Bachelor's Degree in Human Resources, Business Administration or related field preferred
- Minimum 2 years of professional employee and/or client service experience required
- Skilled in identifying issues with limited information and inquiring with appropriate internal resources for further context to resolve
- Excellent prioritization, time-management and problem-solving skills
- Effective communication and initiative to provide timely follow-up
- Preferred experience supporting remote teams and virtual employees across multiple provinces
- Ability to provide strong customer service experience to internal employees while maintaining composure and professionalism in various situations
- Proven ability to take ownership of individual responsibilities to ultimately resolve questions and issues for others, delivering results and responses in a timely and anticipated fashion
- Proficiency with Microsoft Office required
- Hiring diverse talent
- Maintaining an inclusive environment through persistent self-reflection
- Building a culture of care, engagement, and recognition with clear outcomes
- Ensuring growth opportunities for our people