Bilingual Billing Specialist

Recruiting in Motion

  • Montreal, QC Ontario
  • $73,000 per year
  • Permanent
  • Full-time
  • 19 hours ago
À propos du poste :Notre client est à la recherche d’un Spécialiste bilingue en facturation pour se joindre à son équipe sur une base permanente. Ce poste est responsable de toutes les étapes du processus de facturation des clients, incluant la préparation, la soumission et le suivi des factures, la gestion des appels et suivis, ainsi que la communication avec les clients et les associés. Pour réussir dans ce rôle, la personne devra démontrer une grande attention aux détails, d’excellentes compétences en gestion du temps, ainsi que de solides aptitudes en communication et en technique.Responsabilités principales :
  • Préparer, examiner et soumettre les factures en utilisant Aderant et le système Prebill Workflow; envoyer les factures par des outils d’automatisation d’e-mails, BillBlast, ou des logiciels d’e-facturation spécifiques aux clients.
  • Maintenir à jour et exacts les dossiers des clients et des mandats dans le système de facturation, particulièrement en ce qui concerne la facturation et les comptes clients.
  • Résoudre les problèmes liés aux factures rejetées en travaillant en étroite collaboration avec les avocats, les adjoints juridiques et les clients.
  • Former les avocats et les adjoints sur les lignes directrices et exigences relatives à la facturation des clients.
  • Répondre aux demandes des clients et corriger les écarts de facturation.
  • Documenter toutes les communications et mises à jour dans le système de facturation.
  • Établir et maintenir de solides relations professionnelles avec les parties prenantes internes et externes.
  • Contribuer activement aux initiatives d’amélioration des processus pour optimiser la qualité, l’efficacité et le service client dans le cycle de facturation.
  • Fournir un soutien de remplacement aux membres de l’équipe et participer à des projets spéciaux, au besoin.
  • Participer aux mises à jour de systèmes, aux tests et à l’implantation des logiciels de facturation et de recouvrement.
  • Offrir un soutien technique en facturation et agir comme personne-ressource pour la formation des nouveaux membres de l’équipe.
  • Respecter toutes les politiques du cabinet et assurer la confidentialité des informations des clients et du cabinet.
About the Role:Our client is looking for a Bilingual Billing Specialist to join their team on a permanent basis. This role is responsible for all aspects of the client billing process, including preparing, submitting, and tracking invoices, managing appeals and follow-ups, and liaising with both clients and Partners. Success in this position requires strong attention to detail, excellent time management, and solid communication and technical skills.Key Responsibilities
  • Prepare, review, and submit invoices using Aderant and the Prebill Workflow system; send invoices through email automation tools, BillBlast, or client-specific e-billing software.
  • Keep client and matter records accurate and up to date in the billing system, particularly related to billing and receivables.
  • Resolve rejected invoices by working closely with lawyers, legal assistants, and clients.
  • Train timekeepers and assistants on client billing guidelines and requirements.
  • Respond to client inquiries and correct billing discrepancies.
  • Document all communications and updates within the billing system.
  • Build and maintain strong relationships with both internal and external stakeholders.
  • Proactively contribute to process improvement initiatives to enhance quality, efficiency, and client service within the billing cycle.
  • Provide back-up support to team members and assist with special projects as needed.
  • Participate in system upgrades, testing, and implementation of billing/collections software.
  • Offer technical billing support and guidance as needed; act as a resource for new team member training.
  • Follow all firm policies and maintain confidentiality of client and firm information.
Qualifications
  • College diploma or university degree in Finance, Accounting, or a related field, with at least two years of billing experience (equivalent education and work experience may also be considered).
  • Previous billing experience in a professional services or law firm environment preferred.
  • Strong computer skills, including advanced Excel knowledge and LEDES billing format management.
  • Familiarity with Aderant software is a plus.
  • Experience with platforms like TyMetrix, Serengeti, CounselLink, or similar systems is beneficial.
  • Excellent written and verbal communication skills, with strong interpersonal and problem-solving abilities.
  • Highly detail-oriented and organized, with the ability to prioritize and manage multiple tasks effectively.
  • Positive, collaborative attitude with patience, adaptability, and a sense of humour.
  • Comfortable working in a team-based environment and following established compliance and procedural standards.

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