Adjoint exécutif et coordonnateur administratif bilingue - projet ALTO

• Assiste de manière proactive les dirigeants du projet et les équipes, en traitant des informations hautement confidentielles avec discrétion.
• Gère la planification des agendas des dirigeants, y compris la coordination des réunions, la préparation de la documentation, l’organisation des déplacements et le traitement des notes de frais.
• Participe à certaines réunions, prépare des comptes rendus et assure le suivi des actions.

• Coordonne les communications internes pour les équipes de projet et les équipes d’ingénierie; rédige, révise et uniformise les communications bilingues destinées à l'équipe projet et à un public de projet élargi.
• Veille à ce que le format et le contenu des communications externes répondent aux exigences du projet et aux attentes corporatives, en français et en anglais.
• Coordonne l’organisation des réunions et des événements internes, incluant les invitations, la logistique et le soutien sur place.

• Supervise la gouvernance documentaire: contrôle de la qualité (grammaire, clarté et uniformisation) et création/maintenance des gabarits de projet.
• Gère les flux de signature via DocuSign, incluant la préparation des gabarits, l’acheminement, le suivi et la finalisation.
• Coordonne avec le contrôle documentaire pour l’attribution des numéros de documents et des lettres de transmission, en assurant la gestion des versions et la traçabilité.

• Filtre et répond aux questions et demandes liées au projet au quotidien; récupère et prépare les données, rapports et notes d’information au besoin.
• Crée et tient à jour la documentation de l’équipe des adjoints de projet; soutient la gestion de projet dans les opérations courantes.
• Met en place et maintient une plateforme de gestion des tâches administratives avec suivi par billets afin d’améliorer le niveau de service et la visibilité.

• Coordonne les réorganisations des bureaux du projet; soutient la résolution des enjeux liés à l’équipement de bureau et aux TI.
• Gère les inventaires de fournitures; crée la signalisation de bureau et assure le lien avec les imprimeurs.
• Traite les demandes d’accès pour les visiteurs et les employés; identifie et déploie des outils de réservation de salles; réserve des salles pour les partenaires (OPM et PDP) dans les sites du projet et externes.
• Coordonne avec le siège social les commandes de fournitures, y compris la papeterie et l’équipement de santé et sécurité, comme les EPI.

• Soutient les processus d’accueil et de départ.
• Tient à jour l’organigramme.
• Coordonne avec le CSO les séances de prise d’empreintes digitales et les habilitations connexes.

• Effectue toute autre tâche administrative générale requise par le projet.

• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Maîtrise de Visio pour les schémas et les diagrammes de processus.
• Maîtrise de DocuSign pour les flux de signatures électroniques et la tenue des dossiers.
• Excellentes aptitudes de communication orale et écrite, en français et en anglais, incluant une forte capacité de révision des textes dans les deux langues. *

• Raisons justifiant l’exigence de bilinguisme : Vous aurez l’occasion de travailler avec une clientèle variée, composée autant d’entreprises francophones qu’anglophones. Le bilinguisme est donc essentiel pour bâtir des relations solides avec nos clients, comprendre leurs besoins spécifiques et communiquer efficacement dans la langue de leur choix.

• Esprit proactif en résolution de problèmes et bon jugement dans un environnement dynamique.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Excellentes aptitudes organisationnelles, capacité à respecter les échéanciers.
• Souci du détail; capacité à travailler sous pression.
• Esprit d’équipe, attitude positive et sens de l’initiative.

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