Adjoint(e) administratif(ve) bilingue - Administrator - Retreat

Montreal, QC
Permanent
Full-time

23 days ago

SummaryUne organisation établie et axée sur des valeurs est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et rigoureux(se) pour se joindre à son équipe dans un poste permanent à temps plein. Il s'agit d'une occasion de contribuer à un travail porteur de sens au sein d'un environnement collaboratif et guidé par une mission.Le ou la candidat(e) idéal(e) est un(e) professionnel(le) de l'administration bilingue, doté(e) d'excellentes aptitudes relationnelles, d'un grand souci du détail et d'une capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion. Cette personne jouera un rôle clé dans le soutien aux opérations quotidiennes, la gestion des bases de données de donateurs et de partenaires, ainsi que la rédaction de communications professionnelles en français et en anglais. L'adjoint(e) administratif(ve) offrira un soutien administratif complet à l'ensemble de l'organisation, avec un accent particulier sur la gestion de bases de données, la correspondance et l'administration des activités de collecte de fonds. Ce rôle exige un haut niveau d'organisation, d'intelligence émotionnelle et un respect des valeurs propres à un environnement confessionnel.An established, values-driven organization is seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join their team in a permanent, full-time capacity. This is an opportunity to contribute to meaningful, community-focused work within a collaborative and purpose-led environment.The ideal candidate is a bilingual administrative professional with strong interpersonal skills, exceptional attention to detail, and the ability to manage sensitive information with discretion. This individual will play a key role in supporting daily operations, maintaining donor and stakeholder records, and ensuring professional, thoughtful communication in both French and English. The Administrative Assistant will provide comprehensive administrative and coordination support across the organization, with a particular focus on database management, correspondence, and fundraising administration. This role requires a high level of organization, emotional intelligence, and respect for a faith-based environment and its community.Contact Christina Athans at or submit your resume in confidence below.Description

Offrir un soutien administratif quotidien à la direction et aux membres de l'équipe
Maintenir et mettre à jour les bases de données des donateurs et partenaires avec exactitude et confidentialité
Rédiger, réviser et corriger des correspondances, rapports et communications professionnelles en français et en anglais
Soutenir les initiatives de collecte de fonds par la coordination administrative, le suivi et les relances
Gérer les calendriers, planifier les réunions et coordonner la logistique des événements et des activités internes
Préparer des documents, présentations et divers supports au besoin
Répondre aux demandes avec professionnalisme, courtoisie et discrétion
Assurer l'organisation et la gestion efficace des dossiers, fichiers et systèmes
Participer aux opérations générales du bureau et à divers projets spéciaux

Provide day-to-day administrative support to leadership and team members
Maintain and update donor and stakeholder databases with accuracy and confidentiality
Draft, edit, and proofread professional correspondence, reports, and communications in both French and English
Support fundraising initiatives through administrative coordination, tracking, and follow-up
Manage calendars, schedule meetings, and coordinate logistics for events and internal activities
Prepare documents, presentations, and materials as required
Handle inquiries with professionalism, warmth, and discretion
Ensure records, files, and systems are organized and maintained effectively
Assist with general office operations and special projects as needed

Requirements

Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, requise
2 à 4+ années d'expérience en administration, idéalement dans un environnement sans but lucratif, communautaire ou de services
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et des systèmes de gestion de bases de données
Excellentes compétences rédactionnelles, avec la capacité d'adapter le ton et le message selon le contexte
Sens aigu de l'organisation, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
Capacité démontrée à traiter des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
Excellentes habiletés interpersonnelles et approche collaborative axée sur le service
Aisance à évoluer dans un environnement confessionnel et à en respecter les valeurs

Bilingual fluency in French and English (written and verbal) is required
2-4+ years of administrative experience, ideally in a non-profit, community, or service-oriented environment
Strong proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) and database management systems
Excellent written communication skills with the ability to tailor tone and messaging appropriately
Highly organized with strong attention to detail and the ability to manage multiple priorities
Demonstrated ability to handle confidential information with discretion and professionalism
Strong interpersonal skills with a collaborative, service-oriented approach
Comfort working within a faith-based environment and supporting its values

Corporate Culture

Un poste permanent à temps plein
Un environnement de travail soutenant et axé sur une mission
L'opportunité de contribuer à des initiatives significatives au sein de la communauté
Une culture de travail respectueuse et alignée sur des valeurs

A stable, full-time permanent opportunity
A supportive, mission-driven team environment
The opportunity to contribute to meaningful community and fundraising initiatives
A respectful and values-oriented workplace culture

Position TypePermanent

JRoss Recruiters

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