Coordonnateur de projets - (Soutien aux projets et opérations)
Port de Montréal
- Montreal, QC
- Permanent
- Full-time
- Rédiger et préparer divers rapports, des présentations, des procès- verbaux, des comptes-rendus, des notes de service, des ordres du jour et diverses correspondances, en effectuant la révision linguistique ainsi que la mise en page, et coordonner la traduction de divers documents ;
- Traiter et colliger les données (capitalisation de la main-d'œuvre, faits saillants, déclaration d'évènements, prévisions budgétaires, bilans de réalisation, bilans et indicateurs SST, etc.), les KPI, les tableaux de bords, la main-d'œuvre de déneigement, les rubriques dans SharePoint ;
- Soutenir le.la (Planificateur.trice et contrôleur de projets) et les responsables de projets pour effectuer les tâches administratives reliées à la planification et le suivi des projets, afin de structurer l'ordonnancement et d'optimiser le cycle de vie des projets ;
- Rédiger les processus, les procédures et les outils d'aide à la tâche ;
- Tenir à jour les calendriers de vacances et les différentes listes de services ;
- Effectuer et/ou modifier différentes demandes (*DA, *DPI, etc.) et en assurer le suivi ;
- Assurer le suivi des *DUV, *DAT, *BC, des fiches de cadenassage ;
- Imprimer, scanner, classer divers documents, plans et cartographies.
- Soutenir les intervenants en chantier pour documenter les demandes de changements requis ;
- Assurer le soutien aux chargés de projets au niveau des justifications des demandes de changements ;
- Assurer le suivi des demandes de changements et s'assurer que tout soit conforme aux standards et processus établis ;
- Maintenir un lien constant avec les finances, l'approvisionnement stratégique et autres pour s'assurer des suivis et du respect des procédures établies.
- Coordonner la collaboration avec les parties prenantes des projets ;
- Soutenir les professionnels dans toutes les étapes de cheminement d'un projet : (assurer le suivi de la check-list de la fiche de projet, ouvrir les dossiers de nouveaux projets, leur attribuer un numéro et les consigner dans les différents supports informatiques des services, s'assurer de la mise à jour du statut du projet dans les supports informatiques, s'assurer de la réception des plans, devis, estimés d'étape, attributs, plans finaux, base de données d'actifs, toute documentation du projet, etc.);
- Assurer le suivi des demandes de paiement, des demandes de fonds, des demandes de propositions et des autorisations à obtenir pour les services ;
- Coordonner le règlement des réclamations en soutien au Planificateur et contrôleur de projets;
- Agir comme point de contact avec l'entrepreneur pour répondre à des questions concernant des problèmes d'ordre administratif ;
- Documenter et classer les dossiers de projets à toutes les étapes : de l'initialisation à la fermeture (plans, devis et estimations d'étape jusqu'à plans finaux, journaux de chantier, mémos, correspondance, photos, vidéos etc.) ;
- Faire le suivi des garanties et assurances et s'assurer avec le département d'approvisionnement stratégique de la conformité avec les documents contractuels ;
- Superviser la cueillette et la création des documents de fin de chantier ;
- Soutenir les professionnels dans la préparation des bilans et post-mortem de projet ;
- Tenir à jour la documentation des activités de chantier ;
- Effectuer des suivis administratifs reliés aux projets (coûts, contingences, paiement de factures, réclamations) ;
- Soutenir le.la Planificateur.trice et contrôleur de projets dans le développement des approches, méthodes et procédés menant à une gestion efficace des projets ;
- Prévenir les réclamations ultérieures par une supervision étroite des conditions générales des contrats et la surveillance de la coordination des documents contractuels.
Sur rotation, assurer le rôle de préposé à l'exploitation ferroviaire durant les fins de semaine pour les remplacements des absences ponctuelles et les affectations d'urgence s'il y a lieu, des opérateurs de locomotives et des chefs de cour, à l'aide du système informatisé de la gestion des appels (Mérinio).Qualifications
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou dans une discipline connexe.
- 7 à 10 ans d'expérience pertinente.
- Maîtrise de la suite Office.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
- Être organisé et savoir assurer la gestion de son temps
- Bon jugement
- Sens du travail en équipe
- Connaissance SAP et des systèmes de gestion électronique des documents et de cartographie des processus sont un atout