Technicien(-ne) en administration - Gestion de la correspondance

Santé Montréal

  • Montreal, QC
  • Permanent
  • Full-time
  • 9 days ago
Appel de candidatures : Technicien(-ne) en administration - Gestion de la correspondance(temps complet 35h/semaine)Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec (du réseau de la santé).Santé Québec est une entité neutre, imputable et opérationnelle, orientée vers la performance des activités du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission, notamment d'offrir, par l'entremise des établissements publics, des services de santé et des services sociaux dans les différentes régions sociosanitaires du Québec sous sa juridiction.Sa mission est de :coordonner et soutenir, dans ces régions, l'offre de tels services par les établissements privés ainsi que celle de services du domaine de la santé et des services sociaux par certains autres prestataires privés;appliquer la règlementation prévue par la loi de certaines activités liées au domaine de la santé et des services sociaux;mettre en œuvre les orientations, les cibles et les standards déterminés par le ministre en regard à l'organisation et de la prestation de services de santé et de services sociaux;Libellé de la nomenclaturePersonne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.Sommaire de la fonctionSous l'autorité de la Directrice de la coordination, la personne titulaire du poste contribue à l'efficacité du système de gestion de la correspondance de Santé Québec. Elle joue un rôle clé dans la mise en œuvre et l'amélioration continue des processus documentaires, en collaboration étroite avec les bureaux des Vice-Présidences.À cette fin, elle :- Analyse et traite la correspondance officielle :
  • Analyse les courriels et lettres reçus à l'attention des Vice-présidences et de la haute direction afin de déterminer le traitement approprié (enregistrement, redirection, suivi ou classement);
  • Évalue la sensibilité, l'urgence et les enjeux potentiels des correspondances, et en informe rapidement les instances concernées;
  • Effectue des recherches dans les systèmes documentaires pour retracer les antécédents d'un dossier ou d'un signataire, et établit les liens pertinents avec les correspondances antérieures.
- Assure la conformité et la qualité des documents :
  • Vérifie et valide les documents destinés aux instances officielles, notamment dans le cadre de l'étude des crédits;
  • S'assure de la conformité des documents officiels et correspondances, en effectuant des vérifications régulières et en mettant à jour les procédures au besoin.
- Gère les processus et les outils documentaires :
  • Met en place des systèmes de gestion documentaire efficaces et structurés, favorisant l'accessibilité, l'intégrité et la traçabilité des documents;
  • Assure la consolidation, l'optimisation continue et l'harmonisation des processus de gestion de la correspondance, en veillant à leur alignement avec les meilleures pratiques, les exigences réglementaires et les besoins évolutifs des Vice-Présidences.
- Soutient les équipes et assure la diffusion des bonnes pratiques :
  • Conseille et soutient les équipes des Vice-Présidences en matière de standards documentaires, de gabarits et de bonnes pratiques;
  • Appuie les activités administratives liées à la gestion de la correspondance, en assurant un suivi rigoureux et en contribuant à la formation du personnel au besoin.
- Contribue à l'amélioration continue :
  • Participe activement à l'amélioration continue des processus, en identifiant les opportunités d'optimisation et en proposant des solutions innovantes.
Exigences liées au posteLa personne doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou administration d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente au domaine visé.Connaitre les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel) ;Maitriser la langue française autant à l'oral qu'à l'écrit ;Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux ;Détenir d'excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents. Profil recherchéSouci de la qualité et rigueur;Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différentes parties prenantes;Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu;Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à s'organiser;Esprit créatif et novateur relatif aux méthodes de travail;Discrétion, tact et confidentialité. Autres informations relatives au poste :Taux horaire: 27,07$ à 36,14$ selon l'expérience.Statut de l'emploi : temps complet (35h/semaine)Port d'attache: Montréal ou QuébecEntrée en fonction: Dès que possible.Envoi de votre candidature : Veuillez soumettre votre candidature en cliquant sur le bouton Postuler.Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l'équipe de recrutement via l'adresse courriel suivante : recrutement@sante.quebec.Si vous n'êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l'affichage 24-NS-166 à 168 en objet.Les dossiers de candidature doivent être reçus au plus tard le 8 septembre 2025, 12h00.Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.Santé Québec applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.Pour plus d'information, vous pouvez consulter le site de ou la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace.

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