Senior Manager Commercial Operations

• Take a lead role in overseeing national AR, budget variance reports & annual budget process from the Operations team perspective.
• Lead special assignments and major projects for the Commercial division.
• Develop protocols and processes in operating the portfolio, to improve efficiencies in managing the commercial business and customer service.
• Provide support to commercial team members on national initiatives, programs & projects.
• Liaise with various internal regional department leads & our Toronto Support Office on broader commercial maintenance issues and capital work/projects.
• Oversee Commercial Property Managers as the portfolio grows.

• Respond to prospective tenant lease inquiries, provide leasing info as required, ensuring prompt, proper & professional follow up.
• Formulate lease proposals and negotiating leases.
• Develop platform to track, draft various real estate related documentation and update active deal files on the commercial platform.
• Track and manage tenant renewals on a rolling 12–18-month basis.
• Develop marketing collateral for market vacant spaces.
• Conduct market surveys to establish market asking rents to determine competitive rents and support revenue management.
• Perform supporting research and analysis in assisting to develop a Strategic Commercial Asset Plan for each property.
• Coordinate and collaborate with other members of the Commercial team.

• Build strong relationships with tenants by listening and understanding their issues and needs and ultimately delivering a superior customer service experience & satisfaction to maximize the financial performance of the portfolio.
• Liaise with Regional “Commercial Champions” to locally execute on prospective tenant visits, maintenance issues and capital work/projects.
• Oversee the successful implementation and ongoing management of our CRM Building Stack platform and carry out integration with Yardi and web site.

• University degree in Business, Real Estate or related studies preferred.
• A minimum 3 years of comprehensive commercial real estate experience with an established commercial real estate organization.
• Experience in lease management and managing the deal cycle, from prospect generation to closing deals.
• Strong aptitude for revising and drafting real estate documents and clauses.
• Proven track record for getting leases signed and delivering results.
• Familiarity and ability to draft commercial correspondence from tenant letters and renewal addendums to LOI’s, offers to Lease and leases.
• Experience with formulating and estimating LLW scope of work and TI’s as well as project manage the build out of commercial premises.
• Ability to analyse, apply, interpret and communicate policies, procedures & regulations effectively.

• A professional demeanour with strong written and verbal communication skills.
• Advanced presentation and writing skills to prepare legal and contractual documentation between landlord and tenant.
• A high degree of integrity, diplomacy, discretion and confidentiality.
• Ability to accurately listen, understand and perform accurate, quality work.
• Strong work ethic, ability to work and act independently with little supervision.
• Good judgment when assessing difficult situations and determining whether & when validation is required before proceeding.
• Escalating important issues in a timely manner.
• Strong ownership and accountability in managing files and deliverables.
• Ability to manage the negotiation process.
• Ability to remain calm and focused in high pressure situations.
• Self-motivated individual who is proactive, takes initiative and is goal & results oriented.
• Superior organization and time management skills to meet tight deadlines.
• Proficient in Microsoft Office, particularly Excel (experience in financial modelling is considered an asset) and PowerPoint.
• Bilingualism in French and English is required as this is a national role required to serve both French-speaking and English-speaking clientele.
• Actively championing diversity, equity and inclusion to create an environment of belonging.

• Jouer un rôle de premier plan dans la supervision des rapports d'activité nationaux, des rapports sur les écarts budgétaires et du processus budgétaire annuel du point de vue de l'équipe des opérations.
• Diriger des missions spéciales et des projets majeurs pour la division commerciale.
• Développer des protocoles et des processus dans l'exploitation du portefeuille, afin d'améliorer l'efficacité de la gestion de l'activité commerciale et du service à la clientèle.
• Assurer le soutien des membres de l'équipe commerciale en ce qui concerne les initiatives, les programmes et les projets nationaux.
• Assurer la liaison avec divers responsables de services régionaux internes et notre bureau d'assistance de Toronto sur des questions plus générales de maintenance commerciale et de travaux/projets d'investissement.
• Superviser les gestionnaires de propriétés commerciales au fur et à mesure que le portefeuille s'agrandit.

• Répondre aux demandes de location des locataires potentiels, fournir des informations sur la location si nécessaire, en assurant un suivi rapide, adéquat et professionnel.
• Formuler des propositions de bail et négocier des baux.
• Développer une plateforme de suivi, rédiger divers documents relatifs à l'immobilier et mettre à jour les dossiers actifs sur la plateforme commerciale.
• Suivre et gérer les renouvellements des locataires sur une base mobile de 12 à 18 mois.
• Élaborer des documents marketing pour les espaces vacants sur le marché.
• Réaliser des études de marché pour établir les loyers demandés sur le marché afin de déterminer les loyers compétitifs et de soutenir la gestion des revenus.
• Effectuer des recherches et des analyses complémentaires afin de contribuer à l'élaboration d'un plan stratégique d'actifs commerciaux pour chaque bien immobilier.
• Coordonner et collaborer avec les autres membres de l'équipe commerciale.

• Établir des relations solides avec les locataires en écoutant et en comprenant leurs problèmes et leurs besoins et, en fin de compte, en offrant une expérience et une satisfaction supérieures en matière de service à la clientèle afin de maximiser la performance financière du portefeuille.
• Assurer la liaison avec les « champions commerciaux » régionaux afin d'exécuter localement les visites de locataires potentiels, les problèmes d'entretien et les travaux/projets d'investissement.
• Superviser la mise en œuvre réussie et la gestion continue de notre plateforme CRM Building Stack et réaliser l'intégration avec Yardi et le site web.

• Diplôme universitaire en commerce, en immobilier ou dans un domaine connexe de préférence.
• Au moins trois ans d'expérience complète dans le domaine de l'immobilier commercial au sein d'une société immobilière commerciale bien établie.
• Expérience de la gestion des baux et de la gestion du cycle des transactions, de la prospection à la conclusion des contrats.
• Forte aptitude à réviser et à rédiger des documents et des clauses immobilières.
• Expérience avérée dans la signature de baux et l'obtention de résultats.
• Familiarité et capacité à rédiger de la correspondance commerciale, depuis les lettres aux locataires et les avenants de renouvellement jusqu'aux lettres d'intention, aux offres de location et aux baux.
• Expérience de la formulation et de l'estimation de l'étendue des travaux de LLW et des TI, ainsi que de la gestion de projets de construction de locaux commerciaux.
• Capacité à analyser, appliquer, interpréter et communiquer efficacement les politiques, les procédures et les réglementations.

• Comportement professionnel et solides compétences en matière de communication écrite et orale.
• Des compétences avancées en matière de présentation et de rédaction pour préparer la documentation juridique et contractuelle entre le propriétaire et le locataire.
• Un haut degré d'intégrité, de diplomatie, de discrétion et de confidentialité.
• Capacité d'écoute, de compréhension et d'exécution d'un travail précis et de qualité.
• Forte éthique de travail, capacité à travailler et à agir de manière indépendante avec peu de supervision.
• Faire preuve de discernement lorsqu'il s'agit d'évaluer des situations difficiles et de déterminer si et quand une validation est nécessaire avant d'aller de l'avant.
• Faire remonter les problèmes importants en temps utile.
• Maîtrise de la gestion des dossiers et des produits livrables et sens des responsabilités.
• Capacité à gérer le processus de négociation.
• Capacité à rester calme et concentré dans des situations de forte pression.
• Personne motivée, proactive, prenant des initiatives et orientée vers les objectifs et les résultats.
• Compétences supérieures en matière d'organisation et de gestion du temps pour respecter des délais serrés.
• Maîtrise de Microsoft Office, en particulier d'Excel (une expérience en modélisation financière est considérée comme un atout) et de PowerPoint.
• Capacité à voyager si nécessaire.
• Le bilinguisme en français et en anglais est requis, car il s'agit d'un poste national qui doit servir une clientèle francophone et anglophone.
• Capacité de se faire le défenseur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion afin de créer un milieu qui favorise le sentiment d’appartenance.

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