Coordonnateur ou coordonnatrice du soutien aux subventions bilingue/ Bilingual Grants Support Coordinator

Mitacs

  • Ottawa, ON
  • $47,360-56,240 per year
  • Temporary
  • Full-time
  • 22 days ago
Souhaitez-vous faire partie de notre équipe qui mise sur l’entrepreneuriat et l’innovation?Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires du secteur privé et sans but lucratif à résoudre des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de première classe du Canada et d’un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d’enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide les entreprises partenaires et les partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiants et renforce l’écosystème d’innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous efforçons de développer la prochaine génération d’innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d’affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d’enseignement du Canada et de l’étranger, nous soutenons l’avènement d’une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain.Pour mieux comprendre Mitacs et avoir plus de détails sur ce poste, veuillez visiter notre site Web:Coordonnateur ou coordonnatrice du soutien aux subventions bilingueDESCRIPTION DU POSTEMitacs est à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur du soutien aux subventions parfaitement bilingue afin d’apporter un soutien administratif et clientèle à l’ensemble de notre clientèle interne et externe. Responsable de l’assistance de première ligne, la personne retenue participe au triage et aide à la saisie des demandes et aux tâches quotidiennes de soutien aux subventions, comme l’évaluation de l’admissibilité des demandes et la production des lettres de résultat.Idéalement, vous devez être capable de communiquer de manière professionnelle en français comme en anglais et d’adopter une approche centrée sur le client et vous avez de solides compétences en résolution de problèmes. Vous travaillerez sous l’égide de la cheffe d’équipe, Gestion des subventions, au sein du service Prestation de servicesPRINCIPALES RESPONSABILITÉSService à la clientèle:
  • Offrir un service à la clientèle exceptionnel en encourageant des relations accueillantes, positives, attentives et proactives avec l’équipe.
  • Utiliser les connaissances et les outils disponibles pour trier et effectuer les tâches dans la boîte de réception commune de l’équipe Gestion des subventions.
  • Traiter les demandes d’extension de processus et autres demandes de modification de projet qui vous seront assignées.
Administration :
  • Aider à la maintenance du site SharePoint et des outils de suivi des indicateurs du service.
  • Aider l’équipe à la réception des demandes et à la saisie des données, ainsi qu’à d’autres tâches quotidiennes de pré-approbation comme l’évaluation administrative des demandes selon les critères d’admissibilité, la production des lettres de résultat et des propositions révisées, ainsi que le suivi des demandes incomplètes.
  • Veiller à l’exactitude des données saisies dans nos systèmes et à l’enregistrement de tous les documents et renseignements requis.
  • Assister aux essais d’acceptation des utilisateurs (EAU) pour les nouveaux systèmes et outils.
  • Effectuer d’autres tâches au besoin pour contribuer à l’atteinte des objectifs du service.
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES
  • Éducation postsecondaire
  • Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, et fortes capacités de communication. La maîtrise de l’anglais parlé et écrit est requise pour ce poste, car vous interagirez avec des collègues, de la clientèle et des parties prenantes partout au Canada.
  • Facilité et curiosité par rapport aux technologies doublées d’un intérêt pour l’apprentissage et l’évaluation de nouveaux logiciels et de nouvelles applications.
  • Compétences interpersonnelles hautement développées et passion pour servir la clientèle et aider les autres
  • Connaissance approfondie de la suite de produits Microsoft Office (SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Esprit d’initiative et capacité à travailler de façon autonome comme en équipe et à concilier les besoins de différentes personnes.
  • Expérience avérée en gestion de bureau et en administration pour traiter un vaste éventail de tâches.
  • Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à faire preuve de polyvalence et à établir des priorités.
Échelle d’embauche : 47, 360 $ - 56,240 $Transparence quant aux échelles d’embauche et salarialeHabituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l’échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche.L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l’expérience pour le poste.Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu’un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l’échelle salariale pour ce poste.L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs . Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’idées, de forces, de champs d’intérêt et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.Mitacs est fier d’avoir remporté le de . Ce prix récompense les organisations qui réalisent des avancées mesurables et systémiques en intégrant l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) dans l’ensemble de leurs activités, et qui sont à l’avant-garde du changement vers une nouvelle expérience de travail.Do you want to be part of our innovative and entrepreneurial team?Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada’s world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students’ on-the-job skills development, and strengthens Canada’s world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments, and academia, we support a new economy using Canada’s most valuable resource – its people.To get a better understanding of Mitacs and read the complete job description, please visit our website:Grants Support CoordinatorPosition SummaryMitacs is looking for a fully bilingual Grants Support Coordinator to provide administrative support and customer service to our various clients, both internal and external. Responsible for front-line help, this position participates in triaging and assists with application entry, in addition to daily grants support tasks, such as application eligibility reviews and processing outcome letters.The ideal candidate must be able to communicate in a professional manner in both English and French, possess a customer-oriented focus, and have strong problem-solving skills. This position reports to the Team Lead, Grant Management within the Service Delivery Department.KEY RESPONSIBILITIESCustomer service:
  • Provide exceptional customer service by fostering a welcoming, positive, attentive, and proactive relationship with the team
  • Use knowledge and tools available to triage and carry out assignments in the shared Grants inbox
  • Process extension requests and other project change requests as assigned
Administration:
  • Assist in maintaining the department’s SharePoint site and metrics trackers
  • Assist the team with the application intake and data entry, as well as other daily pre-approval tasks such as the administrative and eligibility review of applications, outcome letters, revised proposals and follow ups on incomplete applications
  • Ensure accuracy of data captured in our systems and logging of all required documents and information
  • Assist with UAT of new systems and tools
  • Other tasks as required to support department goals
REQUIRED SKILLS AND EXPERIENCE
  • Post-secondary education
  • Fluent in both written and spoken French and English with highly professional communication skills. Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues, clients and stakeholders located across Canada.
  • Technological savvy and curiosity, with an interest in learning and testing new software and applications
  • Highly developed interpersonal skills with a passion for customer service and helping others
  • High proficiency with the Microsoft Office suite of products (SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Self-motivated, able to work independently and in a team environment, as well as balance the needs of a number of individuals
  • Proven office management and administrative experience handling a wide range of duties
  • Excellent time management skills and ability to multitask and prioritize work
Hiring Range: $47,360 - $56,240Hiring and Salary Range TransparencyTypically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs: . We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.Mitacs is proud to have been named as a by the leading global platform for workplace inclusion. The award recognizes organizations that are making measurable, systems-level progress in embedding equity, diversity, and inclusion (EDI) across their operations, and leading change in how people experience work.

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