Coordonnateur.trice, Contrôle de documents / Coordinator, Document Control
AECON
- Montreal, QC
- Permanent
- Full-time
- Responsable du fonctionnement et de l'utilisation du système de contrôle des documents pour le projet ;
- Responsable de la création et de la mise à jour de la matrice de distribution des projets ;
- Fournit de la formation et du soutien à tous les membres de l'équipe de projet concernant les pratiques appropriées de contrôle des documents - cela peut s'étendre aux utilisateurs externes tels que les fournisseurs, les entrepreneurs, les consultants, les clients et d'autres tiers ;
- Identifie et adresse les problèmes de traitement ou d'autres problèmes de système au gestionnaire des contrôles de projet ou du contrôle des documents en temps opportun ;
- Cerner les possibilités d'amélioration continue des processus et surveiller les nouvelles solutions émergentes de logiciel .
- Aider à la création, à la mise en œuvre et à la vérification d'un système de production de rapports pour faire le suivi de tous les documents de la RCN, du RAC, de la DDR, de la demande de changement et d'autres documents jugés essentiels par le projet du début à la fin ;
- Aider les équipes de projet à créer et à développer des rapports dans les systèmes EDMS.
- Aider à la préparation du rapport de fin de projet ;
- Aide à la création, à la communication, à la mise en œuvre, à la maintenance et à la vérification de toutes les soumissions de contrats ;
- Aider à la création, à la communication, à la mise en œuvre et à la maintenance d'un système de reporting pour suivre tous les RFI à travers les étapes clés de leur cycle de vie.
- Superviser la réception, la saisie, le contrôle et l'accès de tous les documents du projet ;
- Attribuer les numéros de document de projet ou de dessin au besoin, conformément aux directives de la gestion de projet, de l'accord de projet et / ou des exigences du client ;
- Responsable de l'atteinte et du maintien de haut niveau d'exactitude des saisies des métadonnées dans le système EDMS conformément aux procédures et aux exigences relatives aux métadonnées pour la production de rapports et la vérification ;
- Gérer et coordonner les métadonnées et le processus de stockage des documents dans le système EDMS par toutes les parties internes et externes ;
- Assurer le respect des spécifications de délai d'exécution établies, de la réception des demandes au contrôle des documents à l'achèvement du traitement et de la distribution ;
- Responsable de l'archivage et de la conservation appropriés des documents après la construction, y compris selon les spécifications de l'accord de projet.
- Études postsecondaires - baccalauréat ou diplôme d'études collégiales préférés, ou expérience équivalente
- Un minimum de 1 à 5 ans d'expérience en contrôle de documents dans un environnement de projet de construction ou de site
- Expérience antérieure de travail avec ACONEX un atout
- Expérience antérieure de l'utilisation de la gestion électronique des documents et du système de contrôle des documents ainsi que dans le traitement de la conception et de la documentation des fournisseurs
- Aisance dans la maîtrise de la gestion électronique de fichiers (p. ex., Explorer et WinZip)
- Connaissance intermédiaire-avancée des logiciels de format de document portable tels qu'Adobe Acrobat et Bluebeam
- Connaissance pratique intermédiaire des applications de MS Office telles que : MS Project ; Excel ; Word, Outlook, Visio, Powerpoint
- Capacité de configurer, de créer et de gérer avec précision et efficacité les métadonnées de la documentation
- Capacité d'interpréter et de mettre en œuvre des processus, des procédures, des flux de travail et des normes
- Capacité de documenter les tâches de travail (instructions de travail)
- Bonnes compétences en communication écrite et verbale
- Compétences organisationnelles, avec une capacité éprouvée à respecter les délais dans un environnement au rythme rapide