Titre du poste : Responsable administratif(ive)Relève de : Directeur(trice) de succursale / Gestionnaire administratif(ve)Lieu : Succursale de Sherbrooke; 260 Rue Léger, Sherbrooke, QC J1L 1Y5Sommaire du posteResponsable administratif(ive) joue un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de la succursale. La personne titulaire du poste assure le soutien administratif quotidien, agit à titre de représentant(e) en santé et sécurité, effectue les entrées de paie, et assure le suivi des soumissions, estimations et documents clients.Ce rôle exige un haut niveau d’organisation, de rigueur, de professionnalisme et une capacité à collaborer efficacement avec les équipes des opérations, des ventes, de la finance et des ressources humaines.Responsabilités principalesAdministration généraleAssurer la gestion quotidienne des activités administratives du bureauMaintenir une organisation efficace des dossiers, documents et communicationsGérer le courrier, les appels, les fournitures de bureau et le classementSoutenir les équipes internes dans diverses tâches administrativesPaieEffectuer les entrées de données de paie de façon précise et dans les délais requisVérifier l’exactitude des informations liées aux heures travaillées, congés et absencesCollaborer avec les équipes des ressources humaines et de la paie pour assurer la conformité et la résolution des écartsSanté et sécuritéL’Administrateur(trice) de bureau exerce ses responsabilités en matière de santé et sécurité conformément à la Loi sur la santé et la sécurité du travail (LSST), aux exigences de la CNESST, ainsi qu’aux politiques internes de l’entrepriseLe rôle de représentant(e) en santé et sécurité est exercé à titre de soutien administratif et de coordination, sans se substituer aux obligations légales de l’employeur, des gestionnaires ou des travailleurs prévues par la loiAgir à titre de représentant(e) en santé et sécurité de la succursaleParticiper à l’application et au suivi des programmes de santé et sécuritéMaintenir les registres requis (incidents, formations, inspections, documents réglementaires)Soutenir la direction dans la promotion d’un environnement de travail sécuritaire et conformeSoumissions, estimations et suivi clientAssurer le suivi administratif des estimations et soumissionsEffectuer le suivi des documents requis par les clients (formulaires, assurances, conformité, etc.)Collaborer avec les équipes des ventes et des opérations afin d’assurer la complétude et la conformité des dossiersEffectuer les relances nécessaires auprès des intervenants internes ou externesSoutien aux opérationsAppuyer les équipes opérationnelles dans la préparation, le suivi et la fermeture des dossiersContribuer à l’amélioration continue des processus administratifsEffectuer toute autre tâche connexe liée au bon fonctionnement de la succursaleLe présent poste est exercé dans le respect des lois et règlements applicables, incluant notamment les normes du travail, la législation en santé et sécurité, les obligations de la CNESST, ainsi que toute convention collective ou entente applicable.L’Administrateur(trice) de bureau peut être appelé(e) à effectuer d’autres tâches connexes, compatibles avec la nature du poste, ses compétences, sa formation et son niveau de responsabilité, afin de soutenir les opérations et le bon fonctionnement de la succursale.Toute tâche additionnelle sera assignée dans le respect des conventions collectives applicables, des lois du travail en vigueur et des normes de santé et sécurité, le cas échéant.Exigences du posteExpérienceMinimum de 5 à 10 ans d’expérience dans un rôle administratif similaireExpérience en environnement de bureau structuré, idéalement dans un contexte opérationnel ou techniqueCompétences linguistiquesBilinguisme complet requis : français et anglais (oral et écrit). Vous serez en contact avec des clients et des bureaux situés dans d'autres provinces canadiennes où l'on parle anglais.Compétences et aptitudesExcellentes habiletés organisationnelles et souci du détailCapacité à gérer plusieurs priorités simultanémentAutonomie, discrétion et professionnalismeExcellentes aptitudes en communication et en collaborationMaîtrise des outils informatiques courants (Suite Microsoft Office et systèmes administratifs)Environnement de travailPoste principalement exercé en environnement de bureauInteraction régulière avec plusieurs départements et intervenantsExigence de confidentialité élevée
