Assistant.e de programme (Institut de recherche)
- Montreal, QC
- $38,129-57,184 per year
- Permanent
- Full-time
L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) est un centre de recherche de réputation mondiale dans le domaine des sciences biomédicales et des soins de santé. Établi à Montréal, au Québec, l'Institut constitue la base de recherche du Centre universitaire de santé McGill (CUSM), centre hospitalier universitaire affilié à la Faculté de médecine de l'Université McGill. L'IR-CUSM est financé en partie par le Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS).Sommaire du poste
Sous la supervision générale du gestionnaire de programme et en étroite collaboration avec le chef de programme et les chercheurs, la personne titulaire du poste fournit le soutien administratif général au personnel universitaire en lien.Fonctions et attributions
- Fournis le soutien administratif au personnel universitaire et personnel cadre affecté au programme ,
- Aide le chef du programme et le gestionnaire du programme dans leurs tâches administratives ,
- Accueille les nouveaux chercheurs principaux, membres du personnel et étudiants en leur fournissant une orientation et en s'assurant qu'ils ont accès aux systèmes, ressources et installations nécessaires,
- Contribue aux communications du programme et en assure le suivi, y compris les mises à jour par courriel, les infolettres et les plateformes de médias sociaux,
- Dactylographie à partir de brouillons des lettres, de la correspondance, des notes de service, des formulaires, et des envois en masse ,
- Rédige des lettres et des notes de service ,
- Réponds aux appels téléphoniques, les filtres, les transfèrent, prends les messages et réponds aux demandes de renseignements générales ,
- Traite le courrier entrant et sortant, et prends les dispositions pour le service de messagerie ,
- Traite les factures. Prépare et assure le suivi des demandes de paiement, d'achats et de factures ,
- Organise et maintiens un système de classement efficient et efficace ,
- Passe les commandes de fournitures de bureau et d'équipements et s'assure que le niveau de réserve est toujours suffisant ,
- Assure le suivi des réparations d'équipement ou d'espace physique. Demande et coordonne les services d'entretien ménager, de TI, de sécurité, de services techniques et de télécommunication, sous la direction du coordinateur et du personnel universitaire désigné ,
- Informe le gestionnaire de programme de toutes situations inhabituelles ,
- Effectue toute autre tâche générale de bureau, telle que photocopier, numériser, télécopier, etc. ,
- Aide à la préparation du matériel de présentation de recherche ,
- Réserve les salles de réunion ,
- Révise et mets en page la correspondance générale en lien avec les subventions et le compte ,
- Prépare les formulaires de frais de déplacement ,
- Maintiens les curriculums vitae universitaire à jour ,
- Soutiens les chercheurs dans la préparation des demandes des subventions ,
- Prépare la documentation en lien avec la supervision pour les demandes de bourses d'études et postdoctorales ,
- Modifie la mise en page pour des revues spécifiques ,
- Aide à l'organisation et à la planification des événements du programme, tels que la journée annuelle de la recherche et les séminaires hebdomadaires,
- Vois à l'organisation physique du mobilier, réorganise selon les transferts et les changements de personnel
- Effectue d'autres tâches de bureau selon les demandes du supérieur immédiat ou de son délégué.
Domaine d'étude : secrétariat (DEP - 1 485 heures) ou l'équivalent ,
Autre éducation considérée pour ce poste : Diplôme d'études secondaire VExpérience de travail : 2 ansCompétences requises
- Français et anglais - parlé et écrit ,
- Excellente connaissance des programmes informatiques, tels que Word, Excel, Access et PowerPoint ,
- Facilité d'apprendre d'autres logiciels, tels que les logiciels de gestion bibliographique ,
- Traitement de texte : minimum de 40 mots par minute.