Assistant(e) de direction - Coordonnateur/trice administratif

• Gérer l’agenda de la direction et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements
• Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, présentations et documents administratifs
• Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des communications internes et externes
• Organiser les réunions, comités et événements, y compris la logistique associée
• Suivre les dossiers administratifs et assurer leur mise à jour
• Gérer les notes de frais, bons de commande et autres tâches de support administratif
• Centraliser, filtrer et prioriser les informations destinées à la direction
• Assurer la confidentialité des informations sensibles
• Coordonner certaines actions transverses avec les autres services
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs
• Aides ponctuelles administratives sur des fonctions supports tels que ressources humaines , les achats et la gestion de projet
• Support pour les nouveaux arrivants (onboarding, , communications, questions générales RH, etc.)
• Gestion des accès informatiques
• Suivi des vacances
• Gestion des équipements et papeterie de bureau

• Rédiger et diffuser des communications internes au nom de la direction
• Préparer les supports de communication pour les réunions, comités et prises de parole de la direction
• Assurer l’interface de communication entre la direction et les équipes internes
• Gérer la transmission d’informations auprès des interlocuteurs externes (clients, partenaires, prestataires)
• Veiller à la cohérence, à la qualité et au ton des messages transmis par la direction
• Suivre le calendrier de communication de la direction et s’assurer du respect des échéances
• Contribuer à l’organisation et à la communication autour d’événements internes ou externes
• Soutien et organisation des visites internes et externes

• Bac +2 à Bac +3 en assistanat, gestion, administration, communication ou domaine équivalent

• Minimum 5 ans d’expérience sur un poste similaire d’assistanat de direction ou assistanat de management

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
• Bonne maîtrise de la communication écrite et orale
• Capacité à préparer des supports de réunion, présentations et notes de synthèse
• Maîtrise des techniques de classement, d’organisation et de gestion documentaire
• La maîtrise de l’anglais est requise .

• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Rigueur et fiabilité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Excellent relationnel et sens de la communication
• Réactivité et autonomie
• Diplomatie et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant et multi-tâches

GE Vernova