Réceptionniste / Assistante administrative

Univar Solutions

  • Dorval, QC
  • Permanent
  • Full-time
  • 1 month ago
Un endroit où les gens comptent – Faire grandir nos gens pour faire croître notre entreprise
Nous sommes ravis que vous exploriez des opportunités de carrière où vous pouvez continuer à faire une différence positive chaque jour pour garder nos communautés en santé, bien nourries, propres et sécuritaires.Ce que nous offrons:
  • Installations récemment rénové (avec salle de sport incluse !)
Comité actif du club socialProgrammes de formation et de développement rémunérés à tous les niveauxPossibilités d'avancement de carrière et de mentorat à l'échelle mondialeSalaire compétitif, avantages sociaux comprenant les soins médicaux et dentaires, une couverture d'invalidité à court et à long terme, un régime de retraite avec des contributions équivalentes de la part de l'employeur.Des réseaux de ressources pour les employés qui défendent la diversité, l'équité et l'inclusion au sein de l'entreprise....et bien plus encore !Vos responsabilités :
  • Gérer le système téléphonique du bureau : répondre et diriger les appels entrants, effectuer des appels sortants au besoin, et faciliter la communication interne
  • Accueillir les visiteurs, les aider à s’enregistrer et aviser les personnes concernées. S’assurer que les visiteurs sont identifiés et accompagnés dans les locaux tout en maintenant la sécurité et la confidentialité à la réception
  • Mettre à jour et maintenir la liste téléphonique interne
  • Distribuer le courrier entrant et coordonner l’envoi des colis sortants
  • Envoyer des communications internes par courriel pour des événements comme les activités sociales, les annonces de naissance, les départs à la retraite et autres nouvelles du personnel
  • Effectuer diverses tâches administratives, comme les rapports quotidiens et la saisie des données de formation
  • Gérer les accès par carte ou porte-clés pour les entrées, le gymnase et le stationnement
  • Gérer les réservations de salles de réunion, y compris la coordination du service traiteur et des besoins d’installation
  • Créer et traiter les bons de commande pour divers articles de bureau
  • Participer à l’entretien de l’esthétique du bureau : faire fonctionner le lave-vaisselle, réapprovisionner les machines à café, remplir les distributeurs de savon et de papier, etc.
  • Offrir un soutien pour d’autres tâches générales de bureau au besoin
Horaire de travail :
  • Au bureau, 5 jours par semaine
  • Lundi au jeudi : 8 h à 17 h
  • Vendredi : 8 h à 14 h 30
  • Pause dîner de 1 h, semaine de 37,5 h
Ce que nous recherchons :
  • Diplôme postsecondaire et deux (2) années d’expérience pertinente requises
  • Excellentes compétences en communication et au téléphone
  • Expérience avec la suite Microsoft Office, incluant Outlook, Excel et Word
  • Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à établir les priorités
  • Grand souci du détail et précision
  • Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois, à maintenir la confidentialité, à rester organisé(e) dans un environnement de travail dynamique
Il faut des gens comme vous et un réseau mondial de plus de 9,500 employés pour construire une entreprise où les meilleurs veulent travailler.En tant qu'employé d'Univar Solutions, vous comprenez que nous sommes plus qu'une société de distribution. Qu'il s'agisse de fournir des ingrédients vitaux pour l'alimentation et la nutrition ou de contribuer à la sécurité de l'eau potable, notre entreprise se consacre à l'amélioration de la qualité de vie avec nos clients, fournisseurs et partenaires, tout en servant les industries les plus essentielles du monde.Nous nous engageons en faveur d'une main-d'œuvre diversifiée et d'une culture d'inclusion. Ensemble, nous construisons une culture qui reconnaît les expériences, les perspectives et l'expertise uniques des individus et qui offre les opportunités de développement et de croissance qui nous permettront de redéfinir notre industrie.Univar Solutions est un employeur qui respecte l'égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi et ne feront pas l'objet d'une discrimination fondée sur la race, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité sexuelle, la religion, l'origine nationale, l'âge, le handicap, le statut de vétéran ou toute autre classification protégée.Receptionist / Administrative AssistantA Place Where People Matter - Growing our People to Grow our BusinessWe’re thrilled that you are exploring career opportunities where you can continue to make a positive difference every day to keep our communities healthy, fed, clean and safe.What we offer:
  • Recently renovated facilities (including a gym!)
  • Active social club committee
  • Paid training and development programs at all levels
  • Career advancement and global mentoring opportunities
  • Competitive salary, benefits including medical and dental care, short-term and long-term disability coverage, a retirement plan with employer matching contributions
  • Employee resource networks that advocate for diversity, equity, and inclusion within the company
  • ....and much more!
What you'll do:
  • Operate the office phone system, including answering and directing incoming calls, placing outbound calls as needed, and facilitating internal communication through interoffice routing
  • Greet visitors, provide sign in guidance so appropriate parties are notified. Ensure visitors are identified and escorted to their destination within the office while maintaining front desk security and confidentiality
  • Update and maintain internal phone list
  • Distribute incoming mail and coordinate the shipping of outgoing packages as needed
  • Send internal email communications for events such as social activities, birth announcements, retirements, and other staff updates
  • Complete various administrative tasks, such as daily reports and entering data of training records
  • Maintain and update records for keycard or fob access to ensure entry to premises such as entrances, gym, and parking
  • Manage boardroom bookings, including coordinating catering and setup requirements when needed
  • Create and process purchase orders for various supplies
  • Support the upkeep of the office aesthetics, including running the dishwasher, restocking coffee machines and refill of soap and paper dispensers, etc
  • Assist with other general office duties as required
Working Hours:
  • In person, 5 days per week
  • Monday to Thursday: 8am – 5pm
  • Friday: 8am – 2:30pm
  • 1h lunch, 37.5 h week
What we would like from you:
  • Post-secondary diploma and two (2) year of related work experience is required
  • Must possess excellent telephone and communication skills
  • Experience using Microsoft office suite including Outlook, Excel and Word
  • Strong problem-solving skills with the ability to prioritize
  • Must be detail-oriented and pay close attention to accuracy
  • Ability to multi-task, maintain confidentiality, ensure attention to detail and stay organized within a busy work environment
We need people like you and a global network of over 9,500 employees to build a company where the best want to work.As an employee of Univar Solutions, you understand that we are more than just a distribution company. Whether it's providing vital ingredients for food and nutrition or contributing to the safety of drinking water, our business is dedicated to improving quality of life with our customers, suppliers, and partners, while serving the world's most essential industries.We are committed to a diverse workforce and a culture of inclusion. Together, we are building a culture that recognizes the unique experiences, perspectives, and expertise of individuals and that offers the opportunities for development and growth that will allow us to redefine our industry.Univar Solutions is an equal opportunity employer. All qualified candidates will be considered for employment and will not be subject to discrimination based on race, sex, sexual orientation, gender identity, religion, national origin, age, disability, veteran status, or any other protected classification. #LI-VL1 #LI-Onsite

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