Bilingual Payroll Specialist

• Préparer et gérer la paie pour l'ensemble des employés de l'entreprise, tout en vérifiant l'exactitude des rapports de traitement de la paie.
• Connaître la législation et les procédures de paie relatives à toutes les provinces, en particulier le Québec.
• Veiller au calcul exact des salaires, des retenues d'impôt et des retenues de l'entreprise.
• Gérer le système de gestion de la paie interne Oracle et veiller à ce que toutes les informations relatives aux dossiers des employés, à la paie, aux congés et aux heures supplémentaires soient consignées avec exactitude.
• Coordonner et traiter la paie en temps opportun, tout en veillant à l'intégrité des données de la paie.
• Procéder à l'équilibrage de toutes les opérations liées à la paie et préparer la feuille de calcul aux fins d'approbation finale avant la transmission.
• Classer chaque semaine les dossiers d'entretien des employés, les dossiers de conformité réglementaire et les rapports internes.
• Veiller à ce que tous les employés soient payés à temps et adéquatement.
• Préparer et tenir à jour les relevés d'emploi sur RE Web.
• Tenir des registres et une documentation détaillée des fonctions de paie aux fins de vérification, conformément aux exigences prévues par la loi.
• Produire les rapports de fin de mois et coordonner les paiements aux tiers.
• Offrir un service à la clientèle de qualité supérieure, en garantissant un délai maximum de 48 heures pour toutes les demandes de renseignements relatives à la paie provenant des employés, de la direction et des organismes gouvernementaux externes.
• Traiter toutes les demandes relatives à la paie formulées par les employés, la direction et les organismes gouvernementaux externes.
• Faciliter les vérifications internes et externes.
• Participer aux projets spéciaux, au besoin.
• Accomplir d'autres tâches, au besoin.

• Bilinguisme (français et anglais) à l'oral et à l'écrit.
• Études postsecondaires ou expérience de travail équivalente.
• Accréditation de professionnel en conformité de la paie (PCP)
• Au moins 5 ans d'expérience en gestion de la paie (cycle complet) au sein d'un environnement syndiqué, notamment pour un service de paie au Québec.
• Maîtrise d'Oracle, de Kronos et de RE Web.
• Connaissance de Microsoft Excel, Outlook et Word. Solide expérience avec Excel, une nécessité (fonction RECHERCHEV, tableaux croisés dynamiques, formules de dépannage).
• Expérience en traitement de renseignements confidentiels et de nature délicate. Capacité éprouvée à faire preuve de discernement et à comprendre l'importance et la valeur de l'intégrité des données.
• Capacité à travailler de manière appliquée et méticuleuse et à assumer la responsabilité de son travail.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un ordre efficace, à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
• Expérience avec toutes les activités de traitement de la paie de fin d'année.
• Connaissance pratique des lois canadiennes (fédérales, provinciales et municipales) relatives à la paie et au travail, en particulier la Loi sur les normes d'emploi, les lois relatives à l'Agence du revenu du Canada et à Revenu Québec, ainsi que la Loi sur les accidents du travail.
• Bon esprit d'équipe et excellentes aptitudes pour le service à la clientèle.

• Prepare and administer payroll for all company employees, while auditing payroll processing reports for accuracy.
• Awareness of legislation and payroll procedures relating to all provinces, specifically for the province of Quebec.
• Ensure accurate calculation of wages, tax withholdings and company deductions.
• Managing and administering the Oracle in-house payroll system and ensuring that all information related to employee records, payroll, leave, and overtime records are well recorded and accurate.
• Coordinate and process payroll in a timely manner ensuring the integrity of payroll data.
• Balance all payroll transactions and prepare worksheet for final signoff prior to transmission.
• Weekly filing of employee's maintenance records, regulatory compliance records and internal reporting.
• Ensure all employees are paid accurately and in a timely fashion.
• Prepare and maintain records of employment on ROE Web
• Maintain detailed records and documentation of payroll functions for audit purposes, in accordance with statutory requirements.
• Complete month end reporting and coordinate third-party payments.
• Deliver superior customer service, ensuring a maximum of 48 hour turn around for all inquiries arising from questions relating to payroll, from employee, management, and external government agencies.
• Respond to all payroll enquiries from employee, management, and external government agencies.
• Support internal and external audits.
• Participate in Special Projects as required.
• All other duties as assigned.

• Bilingual written and verbal (English and French)
• Post-secondary education or equivalent work experience
• Completion of Payroll Compliance Professional (PCP) certification
• Minimum of 5 years of full-cycle (end to end) payroll experience within a unionized environment including Quebec Payroll
• Proficiency with Oracle, Kronos, ROE Web
• Computer proficiency in Microsoft Excel, Outlook, and Word is required. Strong Excel experience is a must (VLOOKUP, Pivot tables, troubleshooting formulas)
• Experience dealing with confidential and sensitive information. Demonstrated judgement and understand the importance and value of data integrity.
• Detailed-oriented with a high degree of accuracy and takes ownership of their work.
• Ability to multitask and prioritize tasks, work under pressure, and meet tight deadlines.
• Experience in all year end processing activities
• Working knowledge of Canadian (federal, provincial, municipal) employment and payroll related legislation, in particular ESA, CRA, MRQ and Workers Compensation
• Positive team player attitude with strong customer service orientation is desired.

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