Technicien(ne) en gestion documentaire

• Établit les délais de conservation en fonction des lois et présente, en collaboration avec le supérieur immédiat, le plan de classification, ainsi que le calendrier des délais au responsable du service concerné, à des fins de validation;
• Participe à la formation et soutient le personnel dans l'application des procédures et des directives en gestion documentaire;
• Gère les transferts de dossiers qui ne sont plus utilisés par les usagers en vue de faciliter l'archivage, en fonction de leur délai de conservation, de leur format et du service duquel ils proviennent et l'espace disponible sur le territoire de la ville;
• Effectue le traitement des dossiers par leur analyse, leur codification, leur enregistrement dans le logiciel approprié et leur préparation matérielle, selon les normes et lois établies;
• Effectue le traitement des documents en version électronique par leur analyse, leur conversion en format PDF/A ou autres extensions, leur codification, leur enregistrement dans le logiciel approprié et/ou dans la voûte virtuelle. Assure et valide l'intégralité des dossiers hybrides;
• Effectue le traitement des autres supports d'informations tels que l'iconographie et les objets, leur codification, leur enregistrement dans le logiciel et leur préparation matérielle spécifique en vue de la préservation du patrimoine de la ville;
• Numérise les documents conformément aux normes établies;
• Effectue les recherches nécessaires suite aux demandes de la clientèle dans diverses bases de données. Enregistre, sur le logiciel, les données reliées au prêt de dossier et transmet le tout au demandeur. Assure le suivi des documents manquants lors des demandes de prolongation de prêts et des avis de retard;
• Applique les procédures de destruction des dossiers préalablement identifiés et ce, suite à la réception du formulaire autorisé par les directeurs concernés. Avise la firme chargée de la destruction des dossiers, note sur le logiciel les dossiers détruits et procède à l'élagage des boîtes;
• Fait le classement nécessaire suite au retour d'un prêt de dossier ou d'un dossier nouvellement saisi;
• Produit les rapports statistiques demandés par ses supérieurs;
• Effectue diverses tâches de bureau telles que l'ouverture et la distribution du courrier, les photocopies, l'envoi par télécopieur ainsi que les commandes de fournitures de bureau;
• Participe à la mise en place des règles d'applications afin de normaliser les méthodes et procédures internes dans les logiciels;
• Documente et élabore, en collaboration avec son supérieur immédiat, les étapes, les normes et les procédures de divers projets tels la numérisation et l'achat de nouveaux logiciels.

• Détenir un certificat en archivistique;
• Un minimum de trente (30) mois d'expérience pertinente (Toute autre combinaison de scolarité et d'expérience jugée pertinente et équivalente pourra être considérée);
• Connaissances en gestion documentaire (test requis);
• Capacité à soulever des poids (évaluation requise);
• Ce poste demande quotidiennement la manutention de boîtes d'archives dont le poids varie de 30 à 40 livres chacune et de monter dans des escabeaux;
• Aptitudes avec les systèmes informatiques;
• Bonnes connaissances en français.

• Profondeur d'analyse;
• Priorisation, planification;
• Autonomie et jugement;
• Rigueur et précision;
• Esprit de collaboration et travail d'équipe;
• Adaptation au changement.

Ville de Terrebonne