Adjoint(e) juridique bilingue, droit des affaires

• Préparer, modifier, mettre en forme, imprimer, numériser et réviser la correspondance, les notes de service, les documents d’opérations importantes, les rapports, les formulaires, les étiquettes et les autres documents imprimés, par dictée, par dactylographie ou selon d’autres directives, conformément aux exigences établies par le groupe de pratique.
• Coordonner et distribuer les tâches qui doivent être exécutées par différents groupes de ressources, comme les spécialistes en traitement de documents, les préposés aux adjointes juridique, les adjointes à la facturation, etc., le cas échéant, pour garantir que ces tâches sont exécutées en temps opportun.
• Effectuer la correction d’épreuves et la vérification des documents afin de s’assurer que ceux-ci sont clairs, que leur mise en forme est appropriée, et que l’orthographe et la grammaire sont exactes.

• Gérer les dossiers en accomplissant notamment ce qui suit : ouvrir de nouveaux dossiers; conserver les dossiers volumineux et complexes; élaborer, maintenir et utiliser un système de classement et d’extraction ordonné afin qu’il soit facile de consulter les documents papier d’archives ou les dossiers électroniques; organiser les dossiers de droit et de jurisprudence.
• Collaborer avec le Service de la gestion des dossiers et les préposés aux adjointes juridique afin de créer, de tenir et de conserver les dossiers des clients de façon appropriée.
• Mettre à jour les calendriers pour les avocats désignés, y compris leurs réunions, leurs rendez-vous, les dates d’échéance et les activités liées aux clients.

• Coordonner les préparatifs de voyage des avocats, ce qui comprend la préparation des itinéraires et des notes de frais de voyage.
• Mettre régulièrement à jour les noms et les adresses des personnes-ressources dans la base de données des clients.
• Coordonner les réunions avec les clients, ce qui comprend la réservation des salles et la prise de dispositions quant aux services alimentaires ou à l’équipement audiovisuel nécessaires.

• Examiner et acheminer le courrier et les télécopies reçus; préparer et traiter le courrier et les télécopies à envoyer; prendre des dispositions pour obtenir des services spéciaux de courrier ou de messagerie au besoin.
• Recevoir, traiter, filtrer et diriger les appels reçus, selon les directives des avocats; répondre aux demandes de renseignement courantes et aux demandes des clients; prendre les messages au besoin.

• Aider quotidiennement à la préparation et à la réalisation des entrées de temps qui seront traitées par l’adjointe à la facturation, selon les normes du cabinet.
• Travailler avec les Finances à la coordination de l’ouverture de nouveaux dossiers de clients et du lancement de nouveaux mandats (obligation de connaissance du client).
• Coordonner les activités avec le personnel des secteurs fonctionnels (Services internes, Marketing, etc.), au besoin.
• Fournir un soutien constant lorsque les autres adjointes sont absentes; aider les adjointes qui doivent gérer de multiples tâches et composer avec des délais serrés; travailler de manière proactive, positive et productive en tant que membre de l’équipe.

• Maintenir et mettre à jour ses connaissances professionnelles et ses compétences techniques en cernant et en saisissant les occasions de formation.
• Effectuer les autres tâches assignées.

• Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit).
• Diplôme d’adjoint(e) juridique, ou diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou en technologies de l’information et des communications, ou l’équivalent.
• Au moins (3) trois années d’expérience à titre d’adjoint(e) juridique ou à titre d’adjoint(e), de préférence dans un milieu de services professionnels.
• Connaissance approfondie de la terminologie des affaires et de la terminologie juridique.
• Grand souci du détail et compétences supérieures en traitement de texte, en orthographe, en correction d’épreuves et en édition.
• Capacité d’accomplir les tâches avec rapidité et précision.
• Excellente capacité de gestion, d’organisation et d’exécution de tâches multiples et capacité à travailler sous pression afin de respecter les délais importants.
• Capacité d’effectuer le suivi des dossiers et des retards sous un minimum de supervision.
• Grande discrétion et grand respect de la confidentialité.
• Disposition à effectuer des heures supplémentaires à l’occasion.

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

McCarthy Tetrault LLP