Secrétaire de direction (non syndiqué) - B2526

• Tant à la Direction générale qu’à la Direction de l’enseignement et de la recherche, elle apporte au besoin un soutien à l’assistante administrative et à la secrétaire de direction, et les remplace dans l’exécution de certaines tâches lors de leur absence.

• Dans le cadre de ses fonctions, elle aura à transiger à l’occasion de l’information stratégique et des dossiers de nature confidentielle tant à l’interne qu’à l’externe de l’Université TÉLUQ.

• Prépare des documents aux fins de présentation, participe à la production de divers rapports administratifs et en assure l’organisation technique à l’aide des technologies appropriées. S’assure également de la qualité du travail.

• Apporte, au besoin, du soutien à l’organisation et au suivi administratif à l’aide de divers systèmes reliés au travail de secrétariat, notamment le système de classement, de fichiers informatiques de gestion, d’échéanciers, d’archivage.

• Collabore à la préparation et à l’administration du budget de la Direction de l’enseignement et de la recherche, vérifie les dépenses et informe ses supérieurs des suivis qu’elle assure.

• À la Direction générale, elle soutient le chef de cabinet et responsable des relations gouvernementales, ainsi que le conseiller, dans la gestion de leur agenda et des tâches ci-dessous.

• Elle planifie et coordonne leurs horaires d’activités, organise la logistique des rencontres, des réunions et des déplacements. Reçoit et priorise les communications, les demandes de rendez-vous et les invitations qui leur sont adressées. Tient compte des urgences et des priorités, s’assure du respect des échéanciers et rappelle les cas demeurés en suspens à ses supérieurs.

• Prend connaissance des courriels, effectue les vérifications d’usage, rédige la correspondance, traite les demandes selon les priorités et transmet l’information ou les renseignements appropriés afin d’accélérer les réponses, le cas échéant. Soutient ses supérieurs dans la mise en page de différents documents et s’assure de la qualité des présentations.

• À la Direction de l’enseignement et de la recherche, elle soutient notamment l’équipe d’adjoints, adjointes, dans la gestion de leur agenda, des dossiers et des tâches ci-dessous.

• Elle planifie et coordonne les activités, organise la logistique des rencontres et des réunions. Reçoit et priorise les communications, les demandes de rendez-vous et les invitations qui leur sont adressées. Tient compte des urgences et des priorités, s’assure du respect des échéanciers et rappelle les cas demeurés en suspens à l’équipe de direction.

• Appuie ses collègues dans l’application des différentes règles, procédures et politiques en vigueur et dans le suivi à assurer. Fournit des réponses à certaines questions relevant de sa compétence à partir de celles-ci.

• Fournit des réponses aux professeurs ou auprès de certains intervenants à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur relevant de sa compétence en obtenant l’information sur des sujets variés et complexes notamment auprès de l’équipe d’adjoints, d’adjointes.

• Assume la responsabilité de la gestion des documents inhérents aux activités de l’équipe d’adjoints, d’adjointes et traite des informations et des dossiers de nature confidentielle ou d’ordre légal.

• Pour les deux directions, la liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. La personne peut être appelée à accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis et tout autre mandat que lui confie ses supérieurs.

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
• 7 ans d'expérience pertinente

• Très bonne compétence linguistique en français écrit (70 %);
• Forte aptitude à gérer différents dossiers prioritaires simultanément;
• Maîtrise du système de gestion administrative pour fins de gestion budgétaire;
• Grandes habiletés rédactionnelles, ainsi qu’une excellente habileté à communiquer verbalement;
• Esprit d’initiative, bonne gestion du stress et autonomie;
• Rigueur, minutie et souci du détail;
• Sens de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation développé;
• Habiletés dans les relations interpersonnelles, discrétion, professionnalisme et diplomatie;
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion;
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office.

Université TÉLUQ