Adjointe exécutive à la réception - Family Office - environnement anglophone

L'indispensable

  • Montreal, QC
  • Permanent
  • Full-time
  • 7 days ago
About the job Adjointe exécutive à la réception - Family Office - environnement anglophoneNotre client, un Family Office situé dans le Vieux-Montréal, est à la recherche d'une Adjointe exécutive pour assister son équipe de travail. Il s'agit d'une opportunité stimulante pour un bras droit expérimenté! Rejoignez leur équipe en soutenant certains membres avec la gestion des agendas, la coordination de déplacements, et le suivi de projets stratégiques. Participez activement aux réunions de direction, contribuez à la résolution des problèmes et assurez les suivis. Si vous êtes organisée et proactive, cette offre est faite pour vous!VOTRE RÔLE EN TANT QUMADJOINTE EXÉCUTIVE À LA RÉCEPTION SERA DE:
  • Planifier et coordonner les rendez-vous, réunions, déplacements et voyages personnels ou professionnels;
  • Prendre en charge la gestion des courriels et des communications quotidiennes, y compris la rédaction et la révision des messages;
  • Organiser et coordonner la logistique des réunions de direction et des conseils d'administration, incluant l'accueil des participants et la préparation des salles;
  • Préparer les rapports, bilans, comptes rendus et présentations requis dans le cadre des différentes rencontres;
  • Assister la direction dans la gestion et l'optimisation de son emploi du temps en assurant un suivi rigoureux des priorités;
  • Assurer la gestion quotidienne du bureau et veiller à ce que les espaces communs (cuisine, salles de réunion, aires de travail) soient toujours propres, bien approvisionnés et accueillants;
  • Gérer les fournitures de bureau, la réception du courrier et l'entretien du matériel tel que les imprimantes et la salle de fournitures;
  • Coordonner les repas, les livraisons et l'approvisionnement lors de réunions ou événements spéciaux;
  • Faire preuve d'autonomie et d'initiative afin d'anticiper les besoins, de proposer des améliorations et de prendre en charge des tâches sans supervision constante;
  • Accomplir toute autre tâche connexe qui pourrait être confiée dans le cadre des fonctions.
LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:
  • Minimum de cinq (5) années d'expérience en tant qu'adjointe de direction ou expérience similaire;
  • Excellentes habiletés de communication à loral et à lécrit en anglais et bonne connaissance du français;
  • Capacité à organiser efficacement le travail et à établir des priorités claires;
  • Précision et rigueur dans l'accomplissement des tâches;
  • Gérer efficacement plusieurs projets et responsabilités simultanément;
  • Compétences avancées dans l'utilisation de la suite Microsoft Office 365;
  • Sens des priorités et excellente organisation.
LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:
  • Avantages sociaux complets;
  • Horaire de 35h/semaine;
  • 4 semaines de vacances.

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