Job TitleAccounting Receptionist / Administrative AssistantJob LocationWest Island (in-office)Work ModelIn-office, full-timeWorking HoursRegular schedule: 40 hours/week (typically 9:00–5:00)Flexibility outside tax season may be possibleTax season (March to April 30): additional hours required as neededLanguagesEnglish: strong, professional communication requiredFrench: functional (phone calls and written communication with government bodies such as Revenu Québec, CNESST, CRA)About the OpportunityInner Circle Agency is hiring a Receptionist / Administrative Assistant for an accountants office in the West Island of Montreal. This is a client-facing role that keeps the front desk running smoothly, supports the team during peak tax season, and helps maintain an organized, welcoming office year-round.The pace shifts throughout the year. During tax season, the role becomes more admin-heavy and deadline-driven. Outside of tax season, it is more reception and office support, with steady day-to-day tasks and a lighter client flow.Role OverviewYou are the first point of contact for clients and a key support person for the team. You’ll manage appointments, communications, documents, and day-to-day office needs. During tax season, you’ll help keep the process moving by tracking client documents, sending reminders, and coordinating signatures and payments.What the Client OffersBase salary range: $45,000–$50,000 , depending on experienceTax season bonus (effort and performance-based)Year-end bonusRRSP matching up to 3%Health, dental, and vision benefits (50% employer-paid)On-site parkingFriday office lunches and occasional team activitiesKey ResponsibilitiesManage front desk operations: greet clients, answer and direct calls, and maintain a professional reception experienceCoordinate scheduling: book client meetings, manage calendars during tax season, and keep appointments running smoothlyHandle client communications: send reminders for missing documents and deadlines, follow up as needed, maintain accurate contact informationSupport tax season workflow: track document submissions, prepare checklists, assemble tax packages for signature, coordinate in-person meetings and paymentsManage government and third-party communication: contact CRA and Revenu Québec, confirm authorization forms and access, follow up on account inquiriesMaintain document organization: file and label client folders (digital and physical), upload and categorize receipts and statements, ensure secure handling of sensitive documentsOversee office support tasks: supplies, mail, scanning/shredding, basic errands (tax office drop-offs, post office), office lunches, and general tidiness (kitchen, boardroom, common areas)Billing support: send invoices, track payments during tax season, and follow up on overdue accounts when neededQualificationsRequiredExperience in reception, office administration, or client supportStrong English communication skills, written and verbalFunctional French for government calls and basic written correspondenceComfortable working in a deadline-driven environment during tax season, including occasional later daysProfessional presence, confident with clients, friendly but efficientReliable, organized, and able to handle sensitive information discreetlyComfortable around dogs in the officePreferredExperience in an accounting, tax, legal, or other professional services environmentStrong comfort with document handling and high-volume admin work in busy periodsBasic Excel skills and interest in taking on additional support tasks over timeAdditional NotesThis role is ideal for someone who wants a stable, long-term position in a friendly office with real responsibility during the busiest season, and a more balanced pace for the rest of the year. Commute matters for this role, candidates located in or near the West Island will usually be the best fit.Titre du posteRéceptionniste comptable / Adjoint(e) administratif(ve)Lieu de travailOuest-de-l’Île de Montréal (en présentiel)Mode de travailEn présentiel, temps pleinHoraire de travailHoraire régulier de 40 heures par semaine (généralement de 9 h à 17 h)Une certaine flexibilité est possible en dehors de la période des impôtsPériode des impôts (de mars au 30 avril) : des heures supplémentaires peuvent être requises selon les besoinsLanguesAnglais : excellente maîtrise requise, à l’oral comme à l’écrit, dans un contexte professionnelFrançais : niveau fonctionnel requis (appels téléphoniques et communications écrites avec des organismes gouvernementaux tels que Revenu Québec, la CNESST et l’ARC)À propos de l’opportunitéInner Circle Agency recrute un(e) réceptionniste / adjoint(e) administratif(ve) pour un cabinet comptable situé dans l’Ouest-de-l’Île de Montréal. Il s’agit d’un poste en contact direct avec la clientèle, essentiel au bon fonctionnement de l’accueil, au soutien de l’équipe durant la période de pointe des impôts, et au maintien d’un environnement de travail organisé et accueillant tout au long de l’année.Le rythme de travail varie selon la période de l’année. Durant la saison des impôts, le poste est davantage axé sur l’administration et le respect des échéanciers. En dehors de cette période, le rôle est davantage orienté vers l’accueil et le soutien général au bureau, avec des tâches quotidiennes plus stables et un achalandage réduit.Aperçu du posteVous êtes le premier point de contact pour les clients et une personne-clé pour le soutien de l’équipe. Vous gérez les rendez-vous, les communications, les documents et les besoins quotidiens du bureau. Pendant la période des impôts, vous contribuez au bon déroulement des dossiers en assurant le suivi des documents clients, l’envoi de rappels et la coordination des signatures et des paiements.Ce que le client offreSalaire de base entre 45 000 $ et 50 000 $, selon l’expériencePrime durant la période des impôts (selon l’effort et la performance)Prime de fin d’annéeContribution de l’employeur au REER jusqu’à 3 %Assurances collectives incluant soins médicaux, dentaires et vision (50 % payés par l’employeur)Stationnement sur placeDîners d’équipe les vendredis et activités occasionnellesResponsabilités principalesGérer l’accueil et la réception : accueillir les clients, répondre et diriger les appels, offrir une expérience professionnelle à la réceptionCoordonner l’horaire : planifier les rendez-vous clients, gérer les calendriers durant la période des impôts et assurer le bon déroulement des rencontresAssurer les communications avec les clients : envoyer des rappels pour les documents manquants et les échéances, effectuer les suivis nécessaires et maintenir les informations à jourSoutenir le flux de travail durant la période des impôts : suivre la réception des documents, préparer des listes de vérification, assembler les dossiers fiscaux pour signature et coordonner les rencontres et les paiementsGérer les communications avec les organismes gouvernementaux et les tiers : contacter l’ARC et Revenu Québec, confirmer les autorisations et les accès, effectuer les suivis liés aux dossiersMaintenir l’organisation des documents : classer et identifier les dossiers clients (numériques et papier), téléverser et catégoriser les reçus et relevés, assurer la gestion sécuritaire des documents confidentielsAssurer le soutien administratif du bureau : commandes de fournitures, gestion du courrier, numérisation et déchiquetage, courses de base (dépôts au bureau des impôts, poste), organisation des repas du vendredi et maintien de l’ordre général (cuisine, salles de réunion, aires communes)Soutien à la facturation : envoyer les factures, suivre les paiements durant la période des impôts et effectuer les suivis en cas de comptes en souffranceQualificationsExigéesExpérience en réception, en administration de bureau ou en soutien à la clientèleExcellentes compétences en communication en anglais, à l’oral comme à l’écritFrançais fonctionnel pour les appels gouvernementaux et les communications écrites de baseAisance à travailler dans un environnement axé sur les échéanciers durant la période des impôts, incluant des journées plus longues à l’occasionPrésentation professionnelle, attitude confiante avec la clientèle, approche courtoise et efficaceFiabilité, sens de l’organisation et capacité à gérer de l’information sensible avec discrétionConfortable de travailler dans un bureau où des chiens sont présentsAtoutsExpérience dans un cabinet comptable, fiscal, juridique ou autre environnement de services professionnelsAisance avec la gestion de documents et le travail administratif à volume élevé durant les périodes achalandéesConnaissances de base d’Excel et intérêt à prendre graduellement plus de responsabilitésNotes additionnellesCe poste convient particulièrement à une personne recherchant un emploi stable et à long terme dans un environnement de travail convivial, avec de vraies responsabilités durant la période la plus occupée de l’année et un rythme plus équilibré le reste du temps. Le lieu de résidence est un facteur important pour ce rôle. Les candidats habitant dans l’Ouest-de-l’Île ou à proximité seront généralement les mieux positionnés.