À propos du posteNous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir nos opérations en réfrigération. Cette personne jouera un rôle clé dans la coordination des appels de service (dispatch), le suivi administratif ainsi que le support à l'équipe de réfrigération.C’est un poste central qui demande de l’organisation, une bonne gestion des priorités et un excellent sens du service à la clientèle.Responsabilités principalesCoordination des appels de service (Dispatch)Recevoir et traiter les appels de serviceÉvaluer les priorités et assigner les appels aux frigoristesPlanifier et confirmer les rendez-vous avec les clientsPréparer et transmettre les horaires détaillés aux techniciens (coordonnées, heure, photos, informations pertinentes)Assurer le suivi des appels : garantie, maintenance, mise en marche, formation, etc.Suivi des opérations et serviceGérer les rapports de service (réception, validation, envoi, facturation)Effectuer les suivis de pièces (commandes, retours sous garantie)Préparer des soumissions à partir des rapports de serviceParticiper à la gestion des horaires de garde (stand-by)Vérifier les feuilles de temps (support à la paie)Gestion de la maintenancePlanifier et coordonner les entretiens préventifsAssurer le suivi des renouvellements de contrats de service (CS)Commander le matériel requis pour les maintenancesPréparer les documents d’entretienSupport administratifEffectuer la facturationOuvrir et organiser les dossiers de soumissionGérer les documents (plans, numérisation, classement)Assister à la préparation de soumissions (SEAO, appels d’offres)Effectuer le suivi des comptes à recevoir (collection)Profil recherchéExcellente capacité d’organisation et de gestion des prioritésBon sens du service à la clientèleAisance à coordonner plusieurs dossiers en même tempsCapacité à travailler en équipe et à communiquer efficacementConnaissance du domaine de la construction ou de la réfrigération (atout)À l’aise avec les outils informatiques (Excel, Outlook, etc.)Pourquoi joindre l’équipeEnvironnement dynamique et collaboratifRôle clé au cœur des opérationsÉquipe engagée et terrainPossibilités d’apprentissage et d’évolution