Coordonnateur.trice, Publications / Coordinator, Publications
CCA
- Montreal, QC
- Permanent
- Full-time
- Titre de l’emploi : Coordonnateur.trice, Publications
- Division : Publications
- Supérieur immédiat : Directeur Associé, Publications
- Statut d’emploi : Permanent, temps plein (35 heures par semaine)
- Durée de l’affichage : 12 avril au 5 mai 2024
- Entrée en poste : Le plus tôt possible
- Faciliter la communication entre les différents départements ou équipes, en veillant à ce que chacun soit informé des mises à jour du projet, des échéances et d’autres informations importantes.
- Coordonner les réunions et les autres activités de collaboration afin de s’assurer que toutes les parties prenantes soient impliquées et informées.
- Suivre l’avancement du projet, les délais et identifier les problèmes ou retards potentiels, en les communiquant aux parties prenantes. Identifier les possibilités d’amélioration des processus et recommander des changements pour accroître l’efficacité et l’efficience.
- Veiller à ce que toutes les ressources nécessaires soient disponibles pour soutenir les activités du projet, y compris le personnel, l’équipement et le matériel.
- Maintenir la documentation du projet, y compris les plans du projet, les rapports d’état et les procès-verbaux des réunions.
- Fournir un soutien administratif selon les besoins, y compris le suivi des budgets, la rédaction de contrats, la programmation des rendez-vous, la préparation des déplacements, la production de rapports et la gestion de la correspondance.
- Veiller au respect des politiques, des règlements et des normes en vigueur.
- Travailler en collaboration avec le directeur associé, publications pour innover dans les procédures de travail et organiser les opérations et procédures, notamment en les documentant et en élaborant des guides pratiques et de bonnes pratiques.
- Jouer un rôle de soutien dans l’accueil des nouveaux membres du personnel de la division ; gérer l'organisation interne telle que l’administration des cartes d’accès, des clés, de l’espace de bureau, etc.
- Tenir à jour une liste de traducteurs, de réviseurs et de rédacteurs pigistes et s’assurer des services de ces fournisseurs en fonction des besoins de l’équipe.
- Travailler en liaison avec les membres de l’équipe et les autres divisions pour coordonner et produire des listes d’envoi des publications.
- Niveau de base à intermédiaire : les postes de ce niveau impliquent un certain degré de prise de décision et requièrent un certain niveau d’autonomie. On attend des membres du personnel qu’ils fassent preuve de discernement et qu’ils prennent des décisions dans le cadre des lignes directrices établies.
- La personne titulaire de ce poste doit travailler avec plusieurs équipes et assurer la mise à jour de plusieurs documents sur une base régulière.
- Ce poste implique le travail dans un environnement de bureau (35 heures par semaine).
- Job title : Coordinator, Publications
- Division : Publications
- Supervisor: Associate Director, Publications
- Status: Permanent, full time (35hrs/week)
- Posting period: 12 April to 5 May 2024
- Job entry: As soon as possible
- Facilitates communication between different teams and departments, ensuring the distribution of planning calendars, project updates, and other relevant information.
- Coordinates meetings and other activities of the Publications division; compiles documents and distributes them to attendees.
- Tracks the development of project calendars, identifies potential delays or obstacles, and suggests improvements to existing procedures and tools to optimize the work of the division.
- Ensures the availability of resources needed for the development of projects in the division, including staff, equipment, and materials.
- Contributes to keeping project documentation up to date, including production schedules, reports, and minutes of meetings.
- Provides administrative support as required, including monitoring budgets, drafting contracts, scheduling appointments, preparing travel needs in the division, producing reports, and managing correspondence.
- Ensures compliance with existing institutional policies and standards.
- Collaborates with the Associate Director, Publications to improve work procedures and project workflows, in particular by documenting them and drawing up best-practice guides.
- Supports staff onboarding in the division, managing internal procedures such as administering access cards and allocating office space.
- Keeps a registry of freelance translators, copy editors, and proofreaders and requests their services in accordance with the needs of the division.
- Maintains the contact database and mailing lists for the division and coordinates the distribution list of CCA books with members of the other divisions.
- As with other entry and intermediate positions, the work involves some decision-making capacity and requires a certain level of autonomy. Staff members are expected to exercise good judgement and take decisions within established guidelines.
- The incumbent must collaborate with multiple teams and update a number of documents on a regular basis.
- This position involves working in an office environment, 35 hours per week.
- DEC, DEP et AEC en administration ou dans un domaine connexe.
- Poste de niveau débutant. Expérience antérieure un atout.
- Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.
- Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe.
- Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de gestion de projets.
- Une expérience au sein d’une organisation à but non lucratif est un atout.
- Capacité de travailler en français et en anglais.
- College or university degree in administration or similar training relevant to the position
- Entry-level position. Relevant work experience would be an asset
- Excellent interpersonal and communication skills
- Solid organizational and time-management skills
- Ability to work independently and in a collaborative environment
- Good knowledge of MS Office and project management tools
- Experience in a not-for-profit organization would be an asset
- Ability to work in French and in English
- La conciliation travail-vie personnelle, avec possibilité de télétravail partiel
- Horaire 35h/semaine et politiques d’heures flexibles
- 4 semaines de vacances dès la première année
- Quantité généreuse de jours de congé de maladie, de congés personnels et de jours de congés du CCA
- Assurances collectives, programme d’aide aux employés et régime de retraite disponibles
- Accès aux expositions du CCA et rabais sur ses publications et à la librairie
- Work-life balance, with the possibility of partial telework
- 35 hours/week schedule and flexible hours policy
- 4 weeks of vacation after the first year
- Generous amount of sick days, personal days and CCA days
- Group insurance, employee assistance program and pension plan available
- Access to CCA exhibitions and discounts on CCA publications and at the bookstore